Aide-mémoire en matière d'accès à l'information

La Régie du bâtiment du Québec (RBQ) rend disponible un aide-mémoire pour vous aider à mieux comprendre le vocabulaire et les notions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Pour toute information supplémentaire, consultez la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et les procédures à suivre pour faire une demande.

Droit d'accès

• La Loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers.
• Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public.

Documents

• La Loi s'applique quelle que soit la forme de ces documents : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
• Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements.
• Le droit d’accès ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature.

Exercice

• L'accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par règlement du gouvernement.
• La demande d'accès peut être écrite ou verbale. Elle est adressée au responsable de l'accès aux documents au sein de l'organisme public.
• La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise pour permettre de le trouver. Lorsque la demande n'est pas suffisamment précise ou lorsqu'une personne le requiert, le responsable doit prêter assistance pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés.
• Le responsable de l’accès dispose d’au plus 20 jours de calendrier pour répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si nécessaire. L’absence de réponse équivaut à un refus.
• Le responsable doit motiver tout refus de donner communication d’un renseignement.
• Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l’accès peut en demander la révision à la Commission d’accès à l’information dans un délai de 30 jours.

Accès limité, accès non autorisé et restrictions

• Le droit d'accès à un document s'exerce sous réserve des droits relatifs à la propriété intellectuelle.
• Un organisme public ne peut refuser l'accès à un document pour le seul motif que ce document comporte certains renseignements qu'il doit ou peut refuser de communiquer en vertu de la présente Loi.
• Si une demande porte sur un document comportant de tels renseignements, l'organisme public peut en refuser l'accès si ces renseignements en forment la substance. Dans les autres cas, l'organisme public doit donner accès au document demandé après en avoir extrait uniquement les renseignements auxquels l'accès n'est pas autorisé.
• La Loi contient 6 catégories d’exceptions qui peuvent limiter le principe d’accès à certains renseignements :

Renseignements personnels

• Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. Ils seront masqués avant que quiconque n’ait accès à un document.
• Les renseignements personnels sont confidentiels sauf si la personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation ou s’ils portent sur un renseignement obtenu par un organisme public dans l'exercice d'une fonction juridictionnelle; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion.
• Un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la Loi n'est pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels prévues par le présent chapitre.